Cuando era niño, me preguntaba sobre el funcionamiento del mundo adulto. Me cuestionaba que tipos de relaciones se forman, que actividades hay que hacer, que pensamientos son más comunes y que cosas son las que motivan sus vidas. Es hasta que empecé a trabajar, que poco a poco llegó a mi esta idea de cómo se mueve realmente este planeta.
Me di cuenta de cómo se forman las relaciones de negocios, como se prospecta a un posible cliente, como se negocia un trato y como se mantiene en el tiempo al mismo.
Hoy que ya tengo un poco más de experiencia laboral, me doy cuenta qué todo se basa en la palabra y en los números. Las palabras reflejan las ideas y los acuerdos. Los números reflejan lo económico y el desempeño. ¿Y qué sistema ha creado el ser humano para plasmar las palabras y números que se traducen en todos los negocios que mueven al mundo? Ya sea que estes en el mundo legal, financiero, emprendedor o cualquier otra rama; desde el día uno, tenemos que convivir con lo que es “la palabra en roca” de la humanidad: los documentos.
No hay trabajo en el que no tengas que lidiar con documentos. Si eres un abogado, te tocará revisar miles de ellos y redactarlos. Si eres contador o financiero, te apoyaras de documentos para diagnosticar a una empresa. Si eres emprendedor, deberás de tenerlos en orden para cumplir con las regulaciones y seguir las relaciones contractuales necesarias para tu negocio.
Cuando pensamos en esta palabra, nos imaginamos siempre un contrato difícil de leer; pero la verdad es que un documento puede ser cualquier cosa que tenga información de cualquier tipo. Un libro, una identificación, una foto o video, un permiso, una bitácora. Los seres humanos nos comunicamos en gran medida a través de los documentos. Pero ¿Qué hace que un documento sea importante o no? La respuesta es algo obvia: la información que contiene.
El crecimiento exponencial de la era digital ha hecho que la cantidad de información procesada diariamente crezca a cantidades que hace 100 años eran impensables. Para el año 2003, la humanidad había generado cinco exabytes en toda su historia. Para 2025, se estima que la humanidad generará casi 463 exabytes… al día. Esto es demasiada información que procesar, analizar y canalizar no solo para cualquier persona, si no para cualquier organización. Además, en un mundo tan cambiante y digital, toda esta información es relevada constantemente, haciendo que mantenerse al tanto de las últimas actualizaciones sea un reto mayor.
¿Como le puede hacer una corporación repleta de seres humanos que necesitan comer y dormir para usar toda esta información a favor de su persona y de su empresa? La respuesta es simple: Inteligencia Artificial (“IA”).
En una compañía que tiene que gestionar tantos documentos con tanta información, la inteligencia artificial puede convertirse en un activo invaluable para la misma. ¿Cómo? Aquí menciono algunos posibles ejemplos de aplicaciones de la IA en la gestión documental:
Extracción de información
No es ningún secreto que revisar documentos para extraer lo que más nos sirve en nuestro trabajo es algo que no nos gusta hacer. Pongamos el ejemplo de un abogado que tiene que redactar los documentos para una transacción grande entre dos empresas. El abogado tiene que meterse a leer miles de páginas para extraer la información que necesita para representar a su cliente, y redactar los contratos de la operación. Esta actividad famosamente conocida como “Due Dilligence”, es de las más tardadas y tediosas en la vida de un abogado (además de costosa, debido a la gran cantidad de manos y horas que le dedica junto con su equipo, encareciendo los servicios legales).
Con Inteligencia Artificial, la búsqueda de información relevante contenida en documentos puede simplificarse enormemente. Esta es capaz de leer grandes conjuntos de papeles a la vez, y extraer la información específica solicitada por el usuario en cuestión de segundos. Regresando al ejemplo del abogado, una IA podría ayudarle a localizar mejor las obligaciones a las que está sujeta una empresa, los apoderados que tiene actualmente, sus estados financieros, y otras cuestiones relevantes para una transacción.
La IA también puede extraer datos repetitivos o alfanuméricos que todo tipo de organizaciones deben de estar buscando y extrayendo constantemente. Por ejemplo, una entidad gubernamental podría sacar los números de identificación de sus beneficiarios de forma más rápida. Un modelo adecuado le ayudaría a revisar varias IDs al mismo tiempo, y a extraer los números a otra base para su resguardo y seguimiento.
Esta tecnología también es capaz de resumir la información de los documentos dependiendo las necesidades del usuario. Se le puede pedir que explique en un lenguaje accesible el contenido de un contrato a un ingeniero sin conocimientos legales. Incluso, se le podría pedir que diga de que trata un documento redactado en otro idioma.
Análisis de información
Tantos documentos, tanta información, es probable que a las empresas se les esté pasando algo. Pero ¿Qué? Difícil saber, a menos que tengamos una maquina super poderosa capaz de procesar miles de documentos a la vez, extrayendo su información para identificar patrones, categorizar datos e interpretarlos. Y ¿Qué más? Ah si, mostrarnos de forma clara las conclusiones para tomar decisiones.
Correcto, ya las tenemos, y son el tema de este artículo.
Cada área de una empresa genera información constante, que analizada eficazmente junto con la de las demás áreas, pueden ayudar a un negocio a identificar oportunidades y áreas de mejora. La IA es capaz de dar vida todo un acervo documental para que esté se convierta en una fuente de información de mucho valor para tu empresa.
Gracias a modelos como los PLN (Procesamiento de Lenguaje Natural) la IA podrá detectar cuestiones que solamente un ser humano podría encontrar. La diferencia es que la IA podrá hacerlo analizando muchos más documentos al mismo tiempo, es decir, más rápido y con más precisión.
“Compliance” o cumplimiento de regulaciones
Las empresas y sus áreas jurídicas gastan muchos recursos en el cumplimiento de las regulaciones que rigen sus operaciones. De forma manual se hacen “check-lists” donde se tachan una por una los requisitos de la ley que se cumplen. Igualmente, de forma manual se lleva el seguimiento de los tramites, permisos, licencias y otras concesiones que las empresas necesitan para funcionar.
La Inteligencia Artificial es capaz de procesar los documentos y, con el adecuado entrenamiento, decirte que reglas o requisitos cumples actualmente y cuales no. Será capaz de desplegarte cuales de tus permisos o licencias están por vencerse y por tanto debieras comenzar el trámite de renovación. Esta tecnología está en desarrollo todavía en muchas partes del mundo, pero sin duda será una de las grandes aplicaciones de la IA en la rama corporativa.
Igualmente, pueden existir modelos de IA para identificar información sensible o confidencial; y garantizar que esté almacenada y gestionada de acuerdo con las normativas pertinentes. Además, puede detectar inconsistencias o errores en documentos, lo que ayuda a garantizar la integridad de la información.
Archivo Inteligente y Co-Piloto
Al tener un archivo documental operado con Inteligencia Artificial, será posible ahorrar mucho tiempo gastado en guardar los propios documentos en el archivo, categorizarlos en base a más criterios y encontrar lo que necesites en segundos. Esto puede ser usado como parte de un software de Co-Piloto en el cual toda tu información contenida en documentos está al alcance de una pregunta que le hagas al mismo.
Por ejemplo, imaginemos que estás preparando una presentación para un posible cliente en el cual quieres enseñarle los resultados que han obtenido tus clientes actuales con tu servicio. En tu archivo documental tienes los reportes que muestran estos resultados. En lugar de buscar el archivo de forma manual, leerlo y extraer lo que te sirve, podrás pedirle al co-piloto que encuentre esos datos por ti, y te genere una diapositiva explicándola. Esto te ahorraría varios minutos que con el tiempo se traducen en horas. Horas que puedes dedicar a hacer cosas que te aporten más valor a ti y a tu empresa.
Estas son solo unas cuantas posibles aplicaciones de la Inteligencia Artificial para la gestión documental. Varias empresas de las que todavía no oímos están desarrollando este tipo de tecnologías y más. Le darán vida a nuestros gigantes archivos de documentos y los convertirán en activos importantes para cualquier empresa.
Es muy sabido que estamos en la era de la información. Con la Inteligencia Artificial, estamos por entrar a la era de la información procesada, ya que estas tecnologías nos harán ver oportunidades escondidas en las montañas de información que generamos día a día.
Claro que existen todavía ciertas barreras estructurales y culturales para la adopción completa de estas herramientas. Sin embargo, como todos los grandes cambios en la historia de la humanidad, llegará un punto en el que será una necesidad su adopción, debido a que la economía está pisando sin freno hacia esa dirección.